ANNE MARIE : Par rapport aux informations personnelles qui sont données lors des entretiens, quelles sont les obligations juridiques que l’on doit remplir ?

ANNE LAURE : Les informations que vous collectez auprès des témoins ça peut être lui demander son nom, son prénom, son âge, son adresse, son parcours professionnel sa vie familiale, tout cela ce sont ce qu’on appelle des données à caractère personnel et ça entraine l’obligation de respecter certaines règles.

Il ya des textes européens et une loi française qui fixe quelles sont ces obligations. Il y en a deux : il faut d’une part informer la personne , donc le témoin, du type de données qu’on est en train de collecter ou qu’on va collecter, de ce qu’on va en faire, et d’autre part, il va y avoir une formalité à accomplir auprès de la Cnil , la Commission Nationale Informatique et Liberté[1], qui est chargée de vérifier que les personnes qui collectent des données personnelles appliquent bien la loi et la respectent.

ELISE : Du coup qui gère ça dans l’organisation ?

ANNE LAURE :Il ya deux cas qui vont se présenter : soit c’est un particulier ou une association ou un établissement public ou une entreprise, qui mène l’entretien et qui n’a pas nommé ce qu’on appelle un correspondant informatique et liberté, dans ce cas là il faut que cette structure ou la personne, le particulier s’occupe lui-même de vérifier qu’il remplit bien les obligations. Au contraire si dans la structure il y a eu un correspondant informatique et liberté qui a été nommé, c’est lui qui va prendre en charge les formalités et donc la personne qui mène les entretiens va pouvoir se contenter de contacter le correspondant informatique et liberté de sa structure, en disant «  je mène des entretiens des films des vidéos, sur tels thème auprès de tel type de personnes, est-ce que vous pouvez me dire si je fais bien et quelles sont les formalités qu’il faudra respecter.

ELISE : Donc il faut peut être préparer des listes, des personnes avec qui on a mené des entretiens pour que soit constitué un fichier ? Parce comme on se retrouve avec des documents audiovisuels, c’est difficile.

ANNE LAURE: La deuxième obligation qu’il ya à respecter qui est « informer la Cnil » du type de données qu’on est en train de collecter , cette obligation consiste à préciser quelles sont les informations que je lui ai demandé, et qu’est ce que je veux en faire et combien de temps je vais les garder. Il ne s’agit pas d’envoyer à la Cnil le fichier avec les noms, les prénoms l’âge et l’adresse de tout le monde. Il ne s’agit pas de récolter dans les entretiens audiovisuels par exemple, toutes les informations pour les envoyer à la Cnil. Tout ce que la Cnil veut savoir c’est  ce que vous avez chez vous. Us avez un fichier avec des entretiens audiovisuels où les personnes racontent leurs vies professionnelles avec des noms de salariés, des noms et des prénoms de personnes avec lesquelles ces personnes ont eu des relations ; La Cnil c’est ça qu’elle veut savoir, c’est quel type de données qui est conservé. Elle ne veut pas avoir accès elle-même aux données qui sont collectées.

ELISE : Donc quand le correspondant Cnil, chez-nous il y en a un, c’est à lui nous devons nous adresser pour régulariser la situation éventuellement.

ANNE LAURE : Pour les entretiens sonores ou audiovisuels que vous menez, puisque vous avez au Secours Populaire, un correspondant informatique et Liberté, c’est auprès de lui que vous devez dire, « on va mener des entretiens sur tel thème et on va collecter tel type de données, et c’est dans tel but, et ça va être conservé pendant telle durée ».Et c’est lui qui va s’occuper des formalités, si il y en a à accomplir auprès de la Cnil. Les formalités auprès de la Cnil, peuvent être de différents niveaux de lourdeur, elles peuvent être plus ou moins formalisées, plus ou moins lourdes suivant le type de données qu’on collecte, ce qu’on en fait et qui y a accès. Il y a des cas, dans lesquels i n’y a pas besoin de contacter la Cnil, c’est notamment le cas des personnes qui collectent des informations, des données personnelles dans un contexte ou dans un but artistique ou journalistique. Quelqu’un qui prépare un livre, un documentaire ou un article d’actualité en tant que journaliste, est dispensé par la Cnil de contacter la Cnil. Il va pouvoir mener des entretiens, interroger des personnes sans devoir dire à la Cnil qu’il a toutes ces informations. Il y a d’autres cas dans lesquels on est dispensé de contacter la Cnil, mais dans la plupart des cas on doit au moins informer la Cnil de quelques informations : voilà la personne qui mène les entretiens, voilà la personne qui est responsable du fichier au sein de notre structure, et voilà nos coordonnées si jamais, vous la Cnil vous avez besoin de nous contacter ; et cette déclaration peut être plus ou moins simple à élaborer. Il existe ce qu’on appelle les déclarations simplifiées. Voilà le type de données qu’on collecte, voilà qui aura accès et voilà pendant combien de temps on a l’intention de les garder. C’est tout ce qu’il faut faire et ça prend cinq minutes à faire Lorsqu’on n’entrepas dans ce cadre là de déclaration simplifiée, il y a une déclaration normale à faire qui est un peu plus longue à remplir, on doit donner des renseignements un peu plus complets. Ca c’est le troisième type d’information à donner à la Cnil. Et il existe un quatrième type de relation à la Cnil, qui n’est pas une relation d’information donnée à la Cnil mais une demande d’autorisation à la Cnil. C’est par exemple le cas dans lequel on collecte des données dites à caractère sensible, sur les opinions philosophiques, politiques, syndicales de la personne ou sur son parcours de santé, ou sur sa vie sexuelle. Dans ce cas là, ces données sensibles, on n’a pas le droit de les collecter sans en avoir obtenu l’autorisation auprès de la Cnil. Elle va vérifier qu’on a une légitimité à collecter ces données. Et éventuellement dans certains cas elle va refuser qu’on collecte ces données.

Donc les quatre types d’information auprès de la Cnil sont :

-pas d’information parce qu’on en est dispensé par la Cnil et c’est la Cnil qui fixe les cas dans lesquels on est dispensé

- deuxième type d’information : déclaration simplifiée, quatre informations à donner, c’est vite fait.

- troisième type d’information : déclaration normale, un peu plus longue à remplir

-quatrième type d’information à la Cnil : une demande d’autorisation de collecter et de traiter les données.

[1] https://www.cnil.fr/